Успешният сезон в ХоРеКа започва месеци по-рано

Има една проста истина в ХоРеКа сектора, която се доказва всяка година: успешният сезон не започва в първата силна вечер. Той започва много по-рано – в онези тихи и понякога сиви седмици на подготовка, когато мениджърите имат реален шанс да подредят процесите си. В противен случай и тази година има опасност да прекарате лятото или зимния пик в безкрайно „поправяне“ на щети, оправяне на грешни доставки и изнервени разговори с доставчици.

Разликата между обектите, които преминават през пиковете със спокойствие и увереност, и тези, които денонощно „гасят пожари“, рядко се корени в това кой работи повече. В този бранш всички работят здраво. Разликата е в това кой е успял да превърне работния хаос в структурирани навици: чрез планиране, повторяеми заявки и контрол върху наличностите, който не зависи от това дали някой си е записал на хвърчащ лист.

Снимка: iStock

Дигитализацията е човешка трансформация, не просто софтуер

Най-голямото объркване около дигитализацията е схващането, че тя е просто поредният „софтуер“, който ще натовари екипа, ще изисква безкрайни обучения и само ще пречи на работата. В действителност, реалната трансформация е дълбоко човешка. Тя е психологическата крачка да преместиш контрола от бележките, паметта си и личния телефон към процес, на който можеш да се довериш, без да го мислиш денонощно.

„Не е въпрос на технология. Въпрос е на дисциплина“, споделя мениджър на обект, преминал през пътя на успешната трансформация. „Софтуерът няма да ти свърши работата, ако ти самият нямаш волята да спреш да разчиташ на импровизации в последния момент.“

Когато решенията са проследими и имаш история на поръчките, работата спира да бъде низ от спешни случаи. Тогава управлението не е плод на напрежение, а на увереност, че знаеш какво имаш в склада и какво пътува към теб.

Краят на ерата „поръчки по телефона“

Традиционният модел е до болка познат: обаждане по телефона в шумна среда, бързи записки на гърба на касова бележка, уточнения „на крак“ и последващи корекции на парче, защото някой не е разбрал или не е записал правилно. Докато обектът не е натоварен, това изглежда като работеща, макар и малко остаряла рутина.

В активен сезон обаче този модел започва да тежи непосилно. Зависиш от това дали доставчикът ще вдигне, губиш ценно време в повтаряне на едни и същи артикули, а рискът от грешки расте пропорционално на умората. Контролът остава „в главата“ на управителя или бармана, а това е най-рисковото място за съхранение на информация, когато темпото се вдигне до краен предел.

Платформи като Sirvis се създават от желанието да се елиминират грешките на решения, взети “под пара”. Нямат за цел да премахнат човешкия контакт, а да улеснят работата. Те променят навика, като дават на мениджъра инструменти за реално управление:

● Поръчки онлайн 24/7: Край на чакането „да отворят офиса“ или на притеснението, че звъниш твърде късно.

● Пълна прозрачност: Виждаш актуални цени и промоции в момента, в който правиш заявката, а не когато дойде фактурата.

● Край на „какво поръчахме миналия път?“: Готовите списъци и историята на заявките правят процеса повторяем и спокоен, а не всеки път да започваш от нулата.

ХоРеКа в цифри: Как се променят навиците

● Данните на Sirvis за 2025 г. показват интересна тенденция: 70% от заявките в дигиталните платформи се правят извън стандартното работно време – тогава, когато мениджърът най-после е останал насаме с мислите си.

● Средно 2.5 часа дневно се „освобождават“ от досадни телефонни уточнения и корекции на грешни доставки.

● Обектите, ползващи дигитални списъци, отчитат до 30% по-висока средна стойност на поръчката. Това не означава, че харчат повече, а че купуват по-умно и оптимизирано, избягвайки ежедневни „спешни“ доставки на дребно.

Снимка: iStock

За да бъде преходът към дигитален модел плавен и ефективен, опитът в сектора показва три ключови правила:

Започнете в „ниския“ сезон: Най-доброто време за промяна на навиците е поне месец преди големия пик. Когато темпото е по-спокойно, екипът има време да тества платформата, да създаде своите списъци с любими артикули и да свикне с интерфейса без излишно напрежение.

Определете „отговорник по процеса“: Дигитализацията изисква стопанин. Изберете един човек (управител или главен барман/готвач), който да бъде двигателят на промяната. Когато отговорността е ясна, екипът знае към кого да се обърне и процесът не се размива.

Въведете го като стандарт, а не като опция: Дигиталните поръчки работят най-добре, когато се превърнат в официален фирмен стандарт. Вместо да оставяте избор между телефона и приложението, наложете онлайн заявките като единствен канал. Така данните в историята ще бъдат пълни, а анализът на разходите – точен.

Технологията е инструмент. Навикът е трансформацията. И именно там е истинската разлика.