Ежедневната работа с документи има своите допълнителни предизвикателства

Управлението на документацията е от критично значение за нормалната работа на всяка фирма. С времето обаче лесно се натрупва много документация и вероятността за грешки или други проблеми се увеличава.

Ежедневната работа с документи има своите допълнителни предизвикателства и заради все по-строгите регулации. Изискванията за сигурност, по-високият риск за киберзащитата, както и все по-големият обем документи, създават сериозни предизвикателства за всички компании – от малките до най-големите.

Kyocera Document Solutions е разработила нова облачна услуга, която да помогне на фирмите да решат проблемите с управлението на документооборота. Тя се казва Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) и е подходяща за използване и в хибридна среда, т.е. със служители работещи както в офиса, така и от дистанция – комбинация, която е все по-разпространена сред фирмите.

Разбърканата реалност

Всички компании се стараят да поддържат ясна и структурирана подредба на документацията си. В реалността обаче тази структура бързо се разваля. Служителите често съхраняват файлове на различни места, което затруднява достъпа до тях, забавя работния процес, а понякога дори и го обърква, особено ако не всички знаят къде е необходимият файл. Често това води и до създаване на различни версии на един и същи документ, което довежда до допълнително объркване и грешки, които могат да имат неприятни за компанията последици.

В резултат на тези проблеми, служителите губят време в търсенето на документите, което могат да използват по-ползотворно. Освен това и ги уморява и изнервя, което допълнително влошава работния процес. Проблем е и пазенето на физически архиви, което е скъпо и неефективно. И също губи времето на служителите.

Снимка: Kyocera

Към всичко това трябва да прибавим и рисковете за киберсигурността. Колкото повече устройства има във фирмената мрежа, толкова по-голяма е опасността от пробив или неоторизиран достъп. Изтичането на данни, криптовирусите и други киберзаплахи не са за подценяване. А вече има и минимални законови изисквания за сигурността и обработката на данните, така че неспазването им може да доведе до сериозни санкции. Това са все фактори, които притесняват повечето компании, които нямат ресурсите сами да изградят и поддържат нужните системи.

Едно решение за няколко проблема

Не е нужно да се използват множество системи, за да се решат тези казуси. Kyocera Cloud Information Manager може да се справи с всичко това. Системата обединява избраните от фирмата документи в единна облачна платформа, която е достъпна от всяко устройство, което компанията разреши. KCIM поддържа и функция за индексиране и търсене по ключови думи, което значително намалява времето за намиране на нужния документ или съдържание в него.

Платформата улеснява автоматизирането на поддръжката на структурата, като намалява ръчната обработка на документите. Освен това поддържа и функции за споделяне, коментиране и редактирането на файловете в реално време и така всички служители ще знаят, че работят по общата версия на документа и няма риск от други копия, които може да объркат процеса.

Има и възможност за връзка с други облачни услуги като Google Drive, OneDrive и Box. Това допълнително улеснява архивирането и споделянето на документи.

Снимка: Kyocera

И разбира се, сигурността. KCIM има вградена система за задаване на нива на достъп, така че само предварително оторизирани служители могат да виждат или редактират определени документи. Всяко действие върху файловете се записва с точност, така че има пълна проследяемост какво се е случило с тях, от кого и кога.

За кого е подходяща

На практика за всяка фирма и във всеки сектор. Например компаниите във финансовата индустрия могат да използват KCIM за управление на клиентски досиета и автоматизиране на фактури и договори. Тя може да автоматизира и складовата документация и да помогне за управлението на процесите по веригата на доставки за компаниите в сферата на производството и логистиката.

KCIM ще е полезна и в здравеопазването, като предлага сигурно съхранение и споделяне на медицинската информация при пълно покриване на законовите изисквания и регулации. Услугата ще помогне и на образователни институции, които могат да я използват за оптимизиране на административната документация и дигитализирането на учебните материали.

В България Kyocera Cloud Information Manager се предлага през официалния дистрибутор Контракс. Компанията предлага демонстрации и консултации за KCIM и помощ на фирмите да преминат по-лесно и плавно към цифрово управление на информацията си.

Свържете се с Контракс и започнете дигиталната трансформация на вашата компания още днес!

За повече информация:

 www.kontrax.bg
 www.kyoceradocumentsolutions.eu

Създадено за